Thông tin Phòng Cơ sở vật chất - Vật tư trang thiết bị

Nguyên tắc phân công chức năng nhiệm vụ các cá nhân:

• Toàn bộ tài sản sẽ về một đầu mối quản lý
• Nhóm sửa chữa sẽ hỗ trợ nhau trong công tác sửa chữa (anh Tuấn, Khương, Công Thắng, Bách)
• Kế toán sẽ không mua sắm
• Thủ kho sẽ không mua sắm hàng hóa nhập kho (có thể phân công mua sắm hàng hóa xuất thẳng)
• Công việc của cá nhân cũng là công việc của phòng, phân công cho cá nhân để làm đầu mối, khi thực hiện có khó khăn hoàn toàn có thể điều động bất cứ cán bộ viên chức nào của phòng để hỗ trợ khi được Lãnh đạo Phòng đồng ý.

Nội dung cụ thể:

1. TS Đỗ Xuân Thắng - Dược sĩ, Trưởng phòng

• Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu Nhà trường toàn bộ các hoạt động của phòng theo đúng chức năng và nhiệm vụ được giao. Phân công công việc cho các Cán bộ phòng, điều hành và giám sát các công việc trong phòng để hoàn thành nhiệm vụ nhà trường giao.
• Triển khai thực hiện chủ trương, nghị quyết, yêu cầu... của Nhà trường, của tập thể lãnh đạo về những nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng.
• Trực tiếp báo cáo, đề xuất với Ban Giám Hiệu các vấn đề liên quan tới hoạt động của phòng; quan hệ với các Vụ, Cục trong và ngoài Bộ Y tế, các đơn vị trong trường và các đối tác để giải quyết công việc của phòng.
• Lập kế hoạch hàng năm mua sắm thiết bị, vật tư hoá chất, dụng cụ thí nghiệm, súc vật, sinh vật phẩm…phục vụ giảng dạy, thực tập và NCKH cho các đơn vị.
• Tổ chức xây dựng và rà soát định mức Trang thiết bị và vật tư, hóa chất, dụng cụ phục vụ đào tạo và nghiên cứu.
• Tổ chức triển khai công tác lựa chọn nhà thầu cải tạo, sửa chữa lớn; mua sắm vật tư, thiết bị và quản lý TTB trong trường theo đúng qui định.
• Duyệt cấp phát vật tư, hóa chất, DCTN cho các khoa, phòng;
• Giám sát thanh quyết toán các hạng mục cải tạo và sửa chữa lớn;
• Quản lý cơ sở hạ tầng, nhà cửa, đất đai, trang thiết bị trong toàn trường;
• Tham gia vào các hội đồng phòng chống cháy nổ, an toàn lao động, kiểm kê và thanh xử lý TSCĐ của Nhà trường.
• Tổ chức kiểm kê TSCĐ và vật tư, hóa chất, DCTN thường niên.
• Thực hiện nhiệm vụ phòng chống dịch, thiên tai, địch họa khi được BGH giao phụ trách
• Tham gia một số dự án và các công việc khác của Nhà trường theo sự phân công của Ban giám Hiệu.

2. Nguyễn Thu Thảo - Chuyên viên, kế toán - Phó Trưởng phòng, phụ trách bộ phận Vật tư trang thiết bị tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Phụ trách Kế toán nhập, xuất, tồn vật tư, hoá chất, dụng cụ DCTN…
• Đầu mối công tác lập kế hoạch tài chính, tham gia tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm bộ phận vật tư - TTB hàng năm...
• Xây dựng chủ trương, danh mục mua sắm từ nguồn không thường xuyên và trình duyệt và tham gia triển khai mua sắm.
• Tham gia lựa chọn nhà thầu mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất, dụng cụ thí nghiệm…phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
• Tham gia kiểm kê vật tư, hóa chất, DCTN thường niên.
• Đầu mối công tác đánh giá ngoài, khảo thí và kiểm định chất lượng.
• Tham gia việc mua sắm vật tư hóa chất phục vụ cho các đề tài nghiên cứu.
• Tham mưu trình Ban giám hiệu các hồ sơ liên quan đến mua sắm vật rẻ tiền mau hỏng, văn phòng phẩm, nguyên phụ liệu, dược liệu, sinh vật phẩm, thuốc phục vụ thực tập, sách, tài liệu học tập, cơ sở dữ liệu phục vụ tham khảo cho các đơn vị.
• Tham gia Ban quản lý dự án “Xây dựng trường Đại học Dược Hà Nội ngang tầm khu vực”.
• Tham gia xây dựng và rà soát sửa đổi các SOP, các quy định liên quan.
• Tham gia các công việc khác của Phòng khi được phân công.

3. Đ/c Nguyễn Hữu Hoàng – phụ trách bộ phận cơ sở vật chất tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau

• Lập và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính, kế hoạch cải tạo, sửa chữa và điện nước, khuôn viên cảnh quan, giảng đường, cây xanh, đường giao thông nội bộ, hệ thống cống rãnh, hệ thống xử lý khí thải, hệ thống chiếu sáng..; tổng hợp nhu cầu, đề xuất mua sắm TTB gắn công trình, TTB văn phòng (trừ TTB CNTT).
• Tham gia xây dựng và triển khai thực hiện các dự án/ báo cáo KTKT cải tạo, sửa chữa lớn của nhà trường.
• Tham gia lựa chọn nhà thầu cải tạo, sửa chữa lớn.
• Tham gia kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ định kỳ.
• Tham gia quản lý cơ sở hạ tầng, công trình, nhà cửa, đất đai, cảnh quan,..
• Chỉ đạo công tác quản lý giảng đường.
• Triển khai, giám sát, lập hồ sơ thanh quyết toán các hạng mục cải tạo sửa chữa, các hợp đồng được giao quản lý.
• Tham gia công tác phòng chống cháy nổ, bảo đảm an toàn lao động.
• Tham gia Ban quản lý dự án “Xây dựng trường Đại học Dược Hà Nội ngang tầm khu vực”.
• Tham gia xây dựng và rà soát sửa đổi các SOP, các quy định liên quan.
• Thực hiện các công việc khác được Ban Giám hiệu và Phòng giao.

4. Phan Tiến Thành - Kỹ sư cao đẳng tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Tổng hợp nhu cầu, xây dựng định mức, tham gia xây dựng kế hoạch, hoạt động mua sắm TTB, hóa chất, dụng cụ, nguyên phụ liệu, sinh vật phẩm, dược liệu… phục vụ thực tập và nghiên cứu khoa học.
• Tham gia mua sắm, tham gia công tác lựa chọn nhà thầu cung cấp trang thiết bị, dụng cụ hóa chất, vật tư phục vụ đào tạo và nghiên cứu.
• Triển khai các hợp đồng mua thiết bị: lắp đặt, bảo hành, hoàn thiện các hồ sơ quyết toán như hóa đơn tài chính, C/O, C/Q, hướng dẫn sử dụng, catalogue; hợp đồng mua sắm vật tư hóa chất...
• Phối hợp với nhà cung cấp Thiết bị và đơn vị để tiếp nhận, lắp đặt, bàn giao và nghiệm thu các bên (Phòng - Nhà cung cấp – đơn vị sử dụng – đơn vị phối hợp (nếu có))
• Đầu mối kiểm định thiết bị áp lực, khí nén…’
• Tham gia kiểm kê TSCĐ, CCDC thường niên, vật tư, hóa chất, DCTN…thường niên, đối chiếu sổ sách.
• Quản lý kho chất thải và giải quyết các hợp đồng xử lý hóa chất dung môi hữu cơ và xử lý xác động vật.

Tham gia các công việc khác khi được phân công.

5. Hoàng Văn Tuấn - Kỹ sư cao đẳng tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Phụ trách sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, cho các đơn vị trong trường.
• Mua sắm một số thiết bị có giá trị nhỏ, công cụ dụng cụ, mua sắm vật tư điện, nước.
• Quản lý, vận hành thiết bị nước R/O.
• Theo dõi bảo hành, bảo trì thiết bị theo hợp đồng.
• Tham gia quản lý Tài sản chung toàn trường, nghiệm thu, bàn giao TTB; tham gia kiểm kê TSCĐ, CCDC thường niên.
• Phụ trách giáo tài của phòng Vật tư- TTB, quản lý kho thiết bị, tham gia kiểm kê, thanh lý TSCĐ thường niên.
• Tham gia các công việc khác của phòng khi được phân công.

6. Doãn Thị Như Hoa – Kế toán viên giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Quản lý TSCĐ: nhập, điều chuyển, kiểm kê, thanh xử lý tài sản, báo cáo công tác tài sản, đánh giá chất lượng, hiệu quả sử dụng định kỳ, tiếp nhận phản hồi và đề xuất biện pháp quản lý tốt toàn bộ TTB thí nghiệm, TTB gắn công trình, trang thiết bị văn phòng (trừ TTB CNTT).
• Mua sắm vật tư tiêu hao, vật rẻ tiền mau hỏng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, dụng cụ học tập.
• Mua sắm vật tư, quản lý, cấp phát cho các khu vệ sinh toàn trường (giấy vệ sinh, túi nilon, nước rửa tay)
• Làm thủ tục ký, thanh quyết toán và triển khai hợp đồng với công ty vệ sinh. Kiểm tra đôn đốc công tác vệ sinh công cộng.
• Tham gia các công việc khác của phòng khi được phân công.

7. Bùi  Thị Thúy Ngân – Dược hạng IV, thủ kho giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Thủ kho, chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến tất cả các kho. Nhập, xuất và bảo quản vật tư, hóa chất, DCTN, vật tư điện nước, văn phòng … Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng đối với các vật tư, hóa chất DCTN… đã nhập các kho. Lập thẻ kho và theo dõi xuất, nhập, tồn. Thực hiện sắp xếp trong kho theo A, B, C, đảm bảo dễ tìm, dễ cấp phát; thực hiện cấp phát theo nguyên tắc hạn ngắn phát trước hạn dài phát sau.
• Giao nhận, cấp phát văn phòng phẩm.
• Rà soát định mức và tham mưu cho Trưởng phòng duyệt cấp phát vật tư, hóa chất, DCTN cho các đơn vị.
• Kiểm kê vật tư, hóa chất, DCTN thường niên, cùng kế toán đối chiếu sổ sách, báo cáo.
• Quản lý tủ thuốc độc, nghiện.
• Mua sắm và cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, súc vật thí nghiệm, dược liệu, rau củ, quả, mẫu vật, thuốc, sách, tài liệu tham khảo …cho thực tập và NCKH (những vật tư, nguyên vật liệu… xuất thẳng)
• Tham gia tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch và tham gia lựa chọn nhà thầu mua sắm hóa chất, DCTN.
• Tham gia các công việc khác của phòng khi được huy động, phân công.

8. Nguyễn Việt Bách - nhân viên kĩ thuật giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

 - Tổ chức in ấn các giáo trình và tài liệu học tập, tài liệu phục vụ tuyển sinh, in tài liệu phục vụ nhập học đầu năm, giấy tờ, văn bản của nhà trường cũng như các phòng ban, khoa trong trường khi được Ban Giám hiệu duyệt cho in phục vụ kịp thời cho công tác đào tạo và các yêu cầu in ấn khác của nhà trường.

- Thuê các dịch vụ yêu cầu cao như gia công bìa… (khảo sát chọn mẫu, chủng loại giấy..., đặt in bìa mầu, cán nilon)

- Gia công bắt tay, sắp xếp đóng xén tại chỗ tài liệu không có yêu cầu cao.

- Kiểm kê, quản lý vật tư in, trang thiết bị máy in, theo dõi sổ sách, lập báo cáo theo khi có yêu cầu.

• Chạy 02 máy: cất nước siêu sạch và cất nước 2 lần đáp ứng nhu cầu các đơn vị.
• Phối hợp hỗ trợ cho nhóm sửa chữa điện, nước.
• Tham gia các công việc khác của phòng khi được huy động, phân công.

9. Đ/c Nguyễn Công Thắng giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Phụ trách công tác điện, quản lý hệ thống cung cấp điện trong Trường;
• Sửa chữa, thay thế các thiết bị sử dụng điện: Đèn điện, quạt điện, ổ cắm và các thiết bị đóng ngắt điện thông thường đáp ứng kịp thời nhu cầu về điện của các đơn vị.
• Giám sát, nghiệm thu các hạng mục sửa chữa, cải tạo và nâng cấp trong Nhà trường.
• Triển khai giám sát việc lắp đặt, sửa chữa, thay thế hệ thống cấp điện cho các đơn vị.
• Triển khai, giám sát việc lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng thay thế các máy móc, thiết bị sử dụng điện (như các máy điều hoà không khí, tủ hood, hệ thống xử lý khí thải khác do Phòng quản lý…);
• Phối hợp với Điện lực kiểm tra và vận hành trạm biến áp, theo dõi giám sát số điện (đo đếm điện).
• Định kỳ, kiểm tra hệ thống xử lý khí thải (02 tuần/lần)
• Quản lý, vận hành chuông điện trên giảng đường, ghi số điện sử dụng cho điều hòa tại giảng đường.
• Tham mưu cho lãnh đạo về công tác điện, đáp ứng nhu cầu về điện của các đơn vị.
• Thường xuyên kiểm tra, vận hành máy phát điện (2 tuần/lần) đảm bảo đáp ứng kịp thời cung cấp điện đột xuất cho các đơn vị theo yêu cầu của Nhà trường.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Giám hiệu và Phòng giao.

10. Đ/c Nguyễn Văn Khương giúp việc cho trưởng phòng trong những công việc sau:

• Quản lý hệ thống cung cấp nước, vận hành hệ thống bơm cấp nước. Sửa chữa hoặc triển khai việc sửa chữa, thay thế các thiết bị cấp thoát nước; kiểm tra, thay thế các van, vòi nước bị hỏng.
• Tổng hợp nhu cầu sửa chữa, cải tạo của các đơn vị.
• Mua sắm, sửa chữa bàn ghế, tủ.
• Phối hợp thực hiện nhiệm vụ của công tác đánh giá ngoài, khảo thí và kiểm định chất lượng
• Tham mưu cho lãnh đạo về việc cấp, thoát nước đảm bảo đáp ứng nhu cầu về việc cung cấp nước cho các đơn vị.

 Tham gia giám sát, nghiệm thu các hạng mục sửa chữa, cải tạo và nâng cấp trong Nhà trường.

• Định kỳ vận hành hệ thống máy bơm chữa cháy của Nhà trường (02 tuần/lần).
• Triển khai việc đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy cho các đơn vị trong Trường. Định kỳ (02 tháng/lần) kiểm tra các bình chữa cháy trong toàn trường.
• Kết hợp cùng đồng chí Thắng vận hành hệ thống điện đảm bảo cung cấp điện cho các đơn vị. Thanh toán chi phí điện nước với nhà cung cấp ( 2 cơ sở)
• Thanh toán các hợp đồng dịch vụ sửa chữa điều hòa khí thải, chăm sóc cảnh quan trong Nhà trường.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Giám hiệu và Phòng giao.

11+12. Đ/c Vũ Thị Ninh và Lê Thị Lý

• Đóng, mở cửa, vệ sinh các giảng đường hàng ngày, giao nhận các thiết bị của giảng đường phục vụ kịp thời cho giảng dạy và các hoạt động của nhà trường.
• Quản lý các giảng đường và các tài sản trong giảng đường. Phát hiện và tiếp nhận các thông tin về hỏng hóc của máy chiếu, điện, âm thanh, bàn ghế, phòng học... của các giảng đường, báo cho phòng chức năng để sớm sửa chữa.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Giám hiệu và Phòng giao.